Lietuvos gamybos ir eksporto įmonė (virš 200 darbuotojų) susidūrė su nevaldomai augančiomis komandiruočių išlaidomis dėl savarankiško užsakymo per viešas platformas. Įdiegus BPC Travel hibridinį modelį ir „Atriis“ sistemą, įmonė gavo prieigą prie uždarų B2B viešbučių tarifų, automatizavo kelionių politiką ir per pirmuosius metus sumažino bendras kelionių išlaidas net 27 %, tuo pačiu sutaupydama šimtus valandų administracinio darbo.
Daugelis įmonių vadovų mano, kad komandiruočių išlaidos yra fiksuotos – juk skrydžių ir viešbučių kainos rinkoje yra tokios, kokios yra. Tačiau tai mitas. Remiantis Deloitte verslo kelionių ataskaitomis, įmonės, neturinčios centralizuoto kelionių valdymo, permoka vidutiniškai 15–20 % už kiekvieną kelionę.
Šiame straipsnyje dalinamės realia sėkmės istorija (angl. Case Study), kaip viena Lietuvos eksportuojanti įmonė, bendradarbiaudama su BPC Travel, sugebėjo šį skaičių ne tik pasiekti, bet ir viršyti, sumažindama išlaidas net 27 %.
Situacija prieš pokyčius: Augantis chaosas
Mūsų klientas – sparčiai auganti gamybos ir eksporto įmonė, turinti virš 200 darbuotojų. Jų pardavimų komandos ir inžinieriai nuolat keliauja po Europą ir Aziją.
Iššūkiai, su kuriais jie susidūrė:
1.Išskaidyti užsakymai: Darbuotojai patys ieškojo skrydžių per „Skyscanner“ ir viešbučių per „Booking.com“.
2.Paslėptos išlaidos: Nors darbuotojai stengėsi rasti „pigiausius“ variantus, dažnai paaiškėdavo, kad į kainą neįskaičiuotas bagažas, pusryčiai ar lankstus atšaukimas.
3.Kelionių politikos nebuvimas: Nebuvo jokių aiškių limitų, kiek galima išleisti viešbučiui konkrečiame mieste.
4.Buhalterinis košmaras: Kiekvieną mėnesį buhalterija turėdavo apdoroti šimtus skirtingų čekių, konvertuoti valiutas ir gaudyti darbuotojus dėl trūkstamų dokumentų.
Kaip teigė įmonės finansų direktorius (CFO): „Mes matėme tik galutinę sumą mėnesio pabaigoje, bet neturėjome jokių įrankių tai sumai kontroliuoti ar analizuoti.“
Sprendimas: BPC Travel hibridinis modelis
Po išsamaus audito, BPC Travel pasiūlė pereiti prie išmanaus kelionių valdymo modelio, paremto „Atriis“ platforma.
Ką mes įdiegėme:
1.Prieiga prie B2B tarifų: Užuot naudoję viešas platformas, darbuotojai pradėjo naudotis „Atriis“ sistema, kuri integruota su pasauliniais didmenininkais („RateHawk“, „Go Global“). Tai iškart atvėrė prieigą prie unikalių viešbučių tarifų, kurie vidutiniškai buvo 15–20 % pigesni.
2.Skaitmenizuota kelionių politika: Sistemoje nustatėme griežtus limitus (pvz., viešbutis Vokietijoje – iki 120 EUR/naktis). Jei darbuotojas norėjo brangesnio varianto, sistema automatiškai siuntė užklausą vadovui patvirtinti.
3.Centralizuota apskaita: Visi užsakymai (skrydžiai, viešbučiai, traukiniai) buvo sujungti į vieną mėnesinę sąskaitą faktūrą.
4.24/7 ekspertų pagalba: Darbuotojai gavo BPC Travel mobiliąją programėlę, per kurią krizės atveju galėjo vienu paspaudimu susisiekti su gyvu ekspertu.
Rezultatai: Prieš ir Po
Praėjus 12 mėnesių po sistemos įdiegimo, atlikome rezultatų analizę. Skaičiai kalbėjo patys už save.
Palyginimo lentelė: Pokytis per 12 mėnesių
| Metrika | Prieš BPC Travel (Savarankiškas užsakymas) | Po BPC Travel („Atriis“ sistema) | Pokytis |
| Vidutinė viešbučio nakties kaina | 145 EUR | 112 EUR | -22 % |
| Vidutinė skrydžio kaina (Europa) | 280 EUR | 245 EUR | -12 % |
| Kelionių politikos laikymasis | ~40 % | 100 % | +60 % |
| Buhalterijos laikas kelionėms (mėn.) | ~35 valandos | ~4 valandos | Sutaupyta 31 val. |
| BENDROS KELIONIŲ IŠLAIDOS | 100 % (Bazinė linija) | 73 % | SUTAUPYTA 27 % |
Kodėl tai suveikė?
Didžiausias sutaupymas atsirado ne dėl to, kad darbuotojai pradėjo gyventi prastesniuose viešbučiuose. Priešingai – jie gyveno tuose pačiuose (arba geresniuose) 4 žvaigždučių viešbučiuose, tačiau įmonė už juos mokėjo didmenines B2B kainas, o ne mažmenines „Booking.com“ kainas.
Be to, skaitmenizuota kelionių politika eliminavo „emocinius“ pirkimus, o centralizuota sąskaita leido įmonei susigrąžinti PVM iš užsienio valstybių (kas anksčiau, turint tik paprastus čekius, buvo beveik neįmanoma).
Daugiau apie tai, kaip pasirinkti tinkamą partnerį, skaitykite: Kaip pasirinkti verslo kelionių partnerį, kai svarbu ir greitis, ir skaidrumas?
Išvados
Ši sėkmės istorija įrodo, kad komandiruočių išlaidos nėra fiksuotos. Tai yra valdomas procesas, kuris, naudojant teisingas technologijas ir patikimą partnerį, gali tapti reikšmingu įmonės taupymo šaltiniu.
Jei jūsų įmonė per metus kelionėms išleidžia daugiau nei 50 000 EUR, savarankiškas užsakymas jums kainuoja per brangiai.
Norite sužinoti, kiek galėtų sutaupyti jūsų įmonė? Susisiekite su mumis užpildydami šią formą ir mes atliksime nemokamą jūsų kelionių biudžeto auditą.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Kaip BPC Travel padeda sumažinti viešbučių kainas?
BPC Travel „Atriis“ sistema yra integruota su pasauliniais didmenininkais (pvz., „RateHawk“, „Go Global“). Tai leidžia įmonėms pasiekti uždarus B2B tarifus, kurie yra vidutiniškai 15–20 % pigesni nei viešose platformose (pvz., „Booking.com“).
Ar įdiegus sistemą darbuotojai gali patys užsakinėti keliones?
Taip, tai yra hibridinio modelio esmė. Darbuotojai patys ieško ir rezervuoja keliones per patogią platformą ar programėlę, tačiau sistema automatiškai pritaiko įmonės kelionių politiką ir limitus.
Kaip centralizuotas valdymas padeda buhalterijai?
Užuot rinkusi dešimtis atskirų čekių iš skirtingų darbuotojų ir platformų, buhalterija gauna vieną konsoliduotą sąskaitą faktūrą mėnesio pabaigoje. Tai sutaupo dešimtis valandų rankinio darbo ir palengvina PVM susigrąžinimą.
