Ar Jūsų įmonėje vis dar nėra verslo kelionių politikos? Tuomet labai tikėtina, kad prarandate kontrolę, pinigus ir galimybes optimizuoti. Verslo kelionių politika – tai pagrindinis kelionių valdymo rėmas, kuris leidžia kurti aiškumą, skatinti atsakomybę ir padidinti investicijų grąžą iš komandiruočių.
Kodėl verslui reikia kelionių politikos?
Be aiškios struktūros komandiruotės tampa chaotiškos: rezervacijos atliekamos padrikai, išlaidos sunkiai sekamos, o darbuotojai, neturėdami gairių, gali neplanuotai viršyti biudžetą.
Darbuotojams tai reiškia:
- aiškų atsakymą, ką galima užsakyti ir ko ne;
- galimybę planuoti keliones savarankiškai, bet pagal aiškias ribas;
- paprastą ir greitą kompensavimo procesą.
Organizacijai tai užtikrina:
- kontrolę, biudžeto planavimą ir duomenų analizę;
- didesnį kelionių politikos laikymosi lygį;
- sumažintas netikėtas išlaidas ir rizikas.
Faktai, kuriuos verta žinoti:
- 72 % įmonių nepatenkintos tuo, kaip darbuotojai planuoja keliones – PhocusWright
- 64 % darbuotojų, net suprasdami kelionių politiką, vis tiek vengia oficialaus kelionių užsakymo kanalo – PhocusWright
- 50–60 % viešbučių rezervacijų vyksta pažeidžiant taisykles – Nytimes
Ką turi apimti efektyvi verslo kelionių politika?
- Kelionių tikslai ir tipai: komandiruotės, renginiai, mokymai, parodos; „bleisure“ taisyklės su aiškiais ribojimais.
- Išlaidų ribos: maksimalios kainos pagal miestus, kelionės trukmę; rezervavimo terminai; klasės pasirinkimo taisyklės.
- Patvirtinimo procesas: kas ir kada tvirtina kelionę; ar reikia papildomo patvirtinimo.
- Kompensacijos taisyklės: kokie dokumentai reikalingi; kokie terminai taikomi.
- Alternatyvūs scenarijai: asmeninio automobilio naudojimas, Airbnb ribojimai, valiutų keitimo mokesčių padengimo tvarka, draudimas.
Kaip sukurti kelionių politiką? 7 praktiniai žingsniai:
- Apibrėžkite tikslus: taupymas, saugumas, rizikų valdymas.
- Supraskite keliautojų poreikius: kas, kur ir kaip dažnai keliauja?
- Teisiniai aspektai: vizos, leidimai, sveikatos dokumentai.
- Aiški struktūra: naudokite šablonus, apibrėžkite visą kelionės eigą.
- Komunikacija ir apmokymai: integruokite į onboarding, parenkite paprastus naudojimosi gidus.
- Atnaujinimai: kartą per metus arba pasikeitus aplinkybėms.
- Stebėsena ir pagalba: naudokite ataskaitas, kelionių koordinatorius, centralizuotą savitarnos sistemą.
Kaip užtikrinti, kad politika veiktų realiai?
- Automatizacija: kelionių savitarnos sistema, kuri leidžia automatiškai taikyti kelionių politiką rezervacijos metu.
- Padalinių adaptacija: valdymo taisyklės pritaikomos pagal keliautojų lygmenį.
- Mokymai ir švietimas: trumpi video, naujokų gidai.
- Grįžtamasis ryšys: analizuokite pažeidimus, identifikuokite rizikas.
Kelionių valdymo partneris: BPC Travel sprendimai
- Konsultacijos rengiant taisykles ir ribas;
- Politikos integracija į savitarnos sistemą ir diegimą su Jūsų vidinėmis sistemomis;
- Nuolatinė stebėsena ir personalizuoti pasiūlymai;
- „BPC Premijų Klubas“ – darbuotojų motyvacijai.
Vidutinis klientų sutaupymas: 70 € vienai kelionei, iki 15 % viso kelionių metinio biudžeto. (skaityti daugiau)
Kada metas peržiūrėti kelionių politiką?
- Plečiatės į naujas rinkas;
- Didėja komandiruočių skaičius;
- Atsiranda naujų rizikų;
- Dažnėja darbuotojų klausimai dėl tvarkos.
Kviečiame veikti
Norite taupyti be mikrovaldymo? Didinti skaidrumą? Priimti duomenimis grįstus sprendimus?
Kreipkitės į BPC Travel – kelionių agentūra Lietuvoje, kuri specializuojasi verslo kelionėse. Padėsime sukurti ir nuolat tobulinsime Jūsų kelionių politiką, kad komandiruotės taptų ne išlaidomis, o investicija.
