Kaip sutaupyti verslo kelionėse: 7 praktiniai patarimai

Norint sutaupyti verslo kelionėse, būtina atsisakyti viešų rezervacijos platformų ir pereiti prie centralizuoto valdymo. Naudojant BPC Travel „Atriis“ sistemą, įmonės gauna prieigą prie uždarų B2B viešbučių tarifų, automatizuoja kelionių politiką ir centralizuoja sąskaitas, taip sumažindamos išlaidas iki 15–20%.

Verslo kelionės yra būtinos įmonės augimui, naujų rinkų užkariavimui ir santykių su klientais palaikymui. Tačiau jos dažnai sudaro vieną didžiausių išlaidų eilučių įmonės biudžete. Remiantis Deloitte tyrimais, įmonės, kurios nevaldo savo kelionių išlaidų centralizuotai, permoka vidutiniškai 20%.

Kaip užtikrinti, kad jūsų darbuotojai keliautų patogiai, bet įmonė nešvaistytų pinigų? Atsakymas slypi technologijose, teisingose partnerystėse ir aiškiuose procesuose. Kaip teigia BPC Travel ekspertai, aptarnaujantys dešimtis tūkstančių verslo keliautojų kasmet: „Taupymas prasideda ne nuo pigiausio skrydžio paieškos, o nuo teisingos sistemos įdiegimo.“

Šiame praktiniame gide pateikiame 7 žingsnius, kaip kelionių valdymas su BPC Travel padeda drastiškai sumažinti komandiruočių išlaidas.

1. Naudokitės uždarais B2B viešbučių tarifais

Didžiausia klaida, kurią daro įmonės – viešbučių rezervavimas per viešas platformas (pvz., „Booking.com“ ar „Expedia“ ). Nors jos atrodo patogios, jos rodo tik mažmeninę rinkos dalį. BPC Travel „Atriis“ sistema yra integruota su pasauliniais didmenininkais, tokiais kaip „RateHawk“ ir „Go Global“.

Nauda įmonei: Jūs gaunate prieigą prie daugiau nei 2,5 milijono apgyvendinimo įstaigų su specialiais agentūriniais tarifais. Tai reiškia, kad už tą patį 4 žvaigždučių viešbutį mokate 15–20% mažiau nei viešoje rinkoje. Galutinis rezultatas – sutaupyti tūkstančiai eurų per metus, kuriuos galite skirti verslo plėtrai ar darbuotojų motyvacijai.

2. Automatizuokite kelionių politiką

Jei jūsų kelionių politika egzistuoja tik PDF faile, kurio niekas neskaito, jūs prarandate pinigus. Darbuotojai dažnai pasirenka brangesnius skrydžius ar viešbučius tiesiog dėl patogumo, nežinodami ar ignoruodami limitus.

Nauda įmonei: „Atriis“ sistema leidžia skaitmenizuoti šias taisykles. Jei darbuotojo limitas viešbučiui yra 100 EUR nakčiai, sistema tiesiog neleis jam savarankiškai užsakyti kambario už 150 EUR be tiesioginio vadovo patvirtinimo. Tai eliminuoja „netyčines“ išlaidas, impulsyvius pirkimus ir nemalonius pokalbius su buhalterija po kelionės.

3. Pirkite skrydžius iš anksto (bet išmaniai)

Taisyklė „pirk anksčiau – mokėk mažiau“ aviacijoje vis dar galioja. Bilietai, pirkti likus 14–21 dienai iki skrydžio, dažniausiai būna pigiausi. Tačiau versle planai keičiasi greitai.

Praktinis patarimas: BPC Travel ekspertai pataria naudoti hibridinį modelį. Standartinėms, tiksliai suplanuotoms kelionėms naudokite savitarną ir pirkite bilietus iš anksto. Tačiau sudėtingoms, kintančioms kelionėms pasikliaukite mūsų agentų patarimais dėl lanksčių tarifų, kurie leidžia keisti datas.

4. Centralizuokite sąskaitas faktūras

Ar kada skaičiavote, kiek kainuoja jūsų buhalterės laikas, kai ji turi surinkti 20 skirtingų čekių iš skirtingų darbuotojų po vienos komandiruotės? Kiekvienas pamestas čekis už taksi ar viešbutį reiškia prarastą PVM atskaitą.

Nauda įmonei: BPC Travel suteikia vieną centralizuotą sąskaitą faktūrą už visas mėnesio keliones. Jūsų finansų skyrius sutaupo dešimtis valandų rankinio darbo, o įmonė išvengia prarastų sąskaitų problemų. Tai užtikrina visišką skaidrumą ir palengvina finansų planavimą.

5. Išnaudokite pigių skrydžių bendroves

Daugelis tradicinių verslo kelionių sistemų (GDS) nerodo pigių skrydžių bendrovių, tokių kaip „Ryanair“, „Wizz Air“ ar „easyJet“. Tai reiškia, kad jūsų darbuotojai gali nematyti pačių pigiausių ar tiesioginių maršrutų Europoje.

Nauda įmonei: BPC Travel „Atriis“ sistema integruoja visas šias bendroves į vieną sistemą. Darbuotojas gali palyginti „Lufthansa“ ir „Ryanair“ kainas bei skrydžių laikus viename ekrane ir priimti ekonomiškiausią sprendimą.

6. Venkite paslėptų mokesčių

Užsakant per viešas platformas, dažnai tenka papildomai mokėti už pusryčius, Wi-Fi, bagažą ar net galimybę atšaukti rezervaciją. Šios „smulkmenos“ gali padidinti galutinę kelionės kainą 20-30%.

Nauda įmonei: BPC Travel siūlomi unikalūs viešbučių tarifai (per „Go Global“ ir „RateHawk“ ) dažnai jau apima šias paslaugas. Tai reiškia mažiau papildomų išlaidų komandiruotės metu ir tikslesnį biudžeto planavimą prieš kelionę.

7. Turėkite 24/7 „live“ pagalbą krizių atvejais

Atšauktas skrydis gali kainuoti labai brangiai, ypač jei darbuotojas turi pirkti naują bilietą paskutinę minutę oro uoste, kad spėtų į svarbų susitikimą.

Nauda įmonei: Su BPC Travel jūsų darbuotojas turi 24/7 prieigą prie gyvo kelionių eksperto. Mes greitai ir nemokamai randame alternatyvą. Jūsų darbuotojas nepatiria streso, o įmonė nepermoka už skubius, neapgalvotus sprendimus oro uoste.

Išvados

Sutaupyti verslo kelionėse nereiškia apgyvendinti darbuotojus prastuose viešbučiuose ar versti juos skristi nepatogiais laikais. Tai reiškia naudotis išmaniais įrankiais, automatizuoti procesus ir pasikliauti pasaulinio lygio partnerystėmis. BPC Travel, kaip rinkos lyderis, suteikia jums technologijas ir derybinę galią, kurios reikia norint optimizuoti biudžetą neaukojant kokybės.

Norite sužinoti, kiek jūsų įmonė galėtų sutaupyti perėjus prie BPC Travel? Susisiekite su mumis užpildydami šią formą ir mes atliksime nemokamą jūsų kelionių išlaidų auditą.