Savarankiškas verslo kelionių užsakymas per viešas platformas (B2C) sukuria iliuziją, kad taupote, tačiau iš tiesų švaisto darbuotojų laiką ir įmonės pinigus dėl paslėptų mokesčių bei chaotiškos buhalterijos. Tradicinės agentūros dažnai yra per lėtos. Geriausias sprendimas – BPC Travel hibridinis modelis, kuriame darbuotojai patys rezervuoja keliones per išmanią „Atriis“ sistemą su uždarais B2B tarifais, o krizės atveju juos palaiko 24/7 budintys ekspertai.
Kai įmonėje prireikia organizuoti verslo kelionę, sprendimas iš pirmo žvilgsnio atrodo gana paprastas. Darbuotojas gali pats susirasti skrydį, išsirinkti viešbutį, rezervuoti automobilį ir viską susidėlioti pagal savo poreikius. Greita, patogu, aišku. Tačiau tuomet kyla kitas klausimas: ar tai tikrai yra efektyvu ne vienam užsakymui, o visam verslo kelionių procesui?
Iš kitos pusės, kelionių agentūra dažnai siejama su didesniu saugumu, patirtimi ir pagalba. Bet kartu kai kam gali atrodyti, kad tai lėtesnis, mažiau lankstus ar tradicinis modelis. Todėl šiandien vis daugiau įmonių kelia visai logišką klausimą: kas iš tiesų veikia geriau — savarankiškas užsakymas ar kelionių agentūra?
Atsakymas dažniausiai nėra juodas arba baltas. Remiantis Harvard Business Review publikuota analize, necentralizuotas kelionių valdymas įmonėms kainuoja iki 20% daugiau dėl prarasto laiko, neoptimalių tarifų ir klaidų.
Šiame straipsnyje išnagrinėsime, kodėl senieji modeliai nebeveikia ir kaip modernus kelionių valdymas sujungia geriausius abiejų pasaulių aspektus.
Kodėl savarankiškas užsakymas atrodo toks patrauklus?
Savarankiškas kelionių užsakymas įmonėms pirmiausia patinka dėl greičio. Darbuotojas pats gali matyti skirtingus variantus, lyginti kainas, pasirinkti jam tinkamą laiką ir priimti sprendimą čia ir dabar. Nebelieka papildomo laukimo, nereikia susirašinėti pirmyn atgal, o visa informacija atrodo pasiekiama vienoje vietoje.
Tai ypač patogu, kai:
- kelionių nėra labai daug;
- maršrutai gana paprasti;
- darbuotojai nori daugiau savarankiškumo;
- įmonei svarbus greitas reagavimas.
Iš pirmo žvilgsnio toks modelis atrodo net ekonomiškesnis. Juk jei darbuotojas pats užsako, atrodo, kad nebelieka tarpininko, vadinasi, procesas turėtų būti pigesnis ir paprastesnis.
Kur savarankiškas modelis pradeda strigti?
Kol kalbame apie vieną ar dvi paprastas keliones, savitarna gali veikti puikiai. Tačiau augant komandų mobilumui, didėjant biudžetams ar atsirandant sudėtingesniems maršrutams, išryškėja kita pusė.
Savarankiškas užsakymas dažnai reiškia, kad darbuotojas pats tampa ne tik keliautoju, bet ir planuotoju, lygintoju, derintoju bei problemų sprendėju. Iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti kaip nedidelis papildomas veiksmas, tačiau ilgainiui susidaro nemažas operacinis triukšmas.
Pavyzdžiui:
- skirtingi darbuotojai renkasi pagal skirtingą logiką;
- kainos keičiasi, kol vyksta vidinis derinimas;
- informacija lieka el. laiškuose ar skirtingose platformose;
- vadovai pamato rezultatą tik po fakto;
- nestandartinėse situacijose nėra aiškaus pagalbos taško.
Ir čia verta sustoti. Nes dažnai problema nėra ta, kad darbuotojai negali patys užsakyti. Problema ta, kad įmonei tampa sunku valdyti procesą kaip visumą.
Ką iš tiesų suteikia kelionių agentūra?
Kelionių agentūra verslui sukuria visai kitą vertės sluoksnį. Ji padeda ne tik atlikti rezervaciją, bet ir sumažinti sprendimų naštą darbuotojams bei administracijai. Kai reikia greitai reaguoti, derinti kelis maršrutus, spręsti pakeitimus ar pasirūpinti sudėtingomis situacijomis, agentūros vaidmuo tampa labai aiškus.
Didžiausi agentūros privalumai dažniausiai yra šie:
- ekspertinis palaikymas;
- pagalba nestandartinėse situacijose;
- mažesnė klaidų rizika;
- pagalba keičiant ar atšaukiant keliones;
- aiškesnė atsakomybė;
- daugiau ramybės tiek keliautojui, tiek vadovui.
Vis dėlto būtų nesąžininga nutylėti ir kitą pusę. Tradicinis agentūrinis modelis ne visada yra tobulas. Kai visas procesas vyksta per tarpinį žmogų, atsiranda daugiau komunikacijos etapų. Darbuotojui gali tekti laukti atsakymo, o paprasti sprendimai kartais tampa lėtesni, nei norėtųsi šiuolaikiniame verslo ritme.
Kodėl vis daugiau įmonių renkasi hibridinį modelį?
Praktikoje vis daugiau įmonių supranta, kad nei vienas kraštutinumas nėra idealus. Vien tik savitarna gali reikšti per mažai kontrolės ir per daug atsakomybės darbuotojui. Vien tik tradicinė agentūra gali reikšti per daug tarpinių žingsnių.
Todėl stipriausias sprendimas šiandien dažnai yra hibridinis modelis, kurį siūlo BPC Travel su „Atriis“ sistema.
Ką tai reiškia praktiškai? Darbuotojai gali patys matyti pasiūlymus, lyginti variantus, užsakyti greitai ir patogiai per mobiliąją programėlę, o kartu įmonė išlaiko:
- kelionių politikos kontrolę;
- patvirtinimo logiką;
- centralizuotą matomumą;
- ataskaitas;
- ekspertinę pagalbą tada, kai jos reikia;
- 24/7 palaikymą sudėtingose situacijose.
Tai modelis, kuriame technologija perima pasikartojančius, standartizuojamus veiksmus, o žmonės įsijungia ten, kur reikia patirties, lankstumo ir sprendimų. Ir būtent čia gimsta tikrasis efektyvumas.
Modelių palyginimas
| Modelis | Pagrindiniai privalumai | Galimi trūkumai |
| Savarankiškas užsakymas | Greitis, lankstumas, daugiau savarankiškumo | Mažesnė kontrolė, didesnė klaidų rizika, mažiau pagalbos, paslėpti mokesčiai |
| Tradicinė kelionių agentūra | Ekspertinis palaikymas, pagalba 24/7, mažiau rūpesčių darbuotojui | Gali būti lėtesnis procesas, daugiau tarpinės komunikacijos, aptarnavimo mokesčiai |
| BPC Travel Hibridinis modelis | Greitis, kontrolė, realaus laiko pasirinkimai, B2B tarifai, ekspertų pagalba | Reikia aiškiai įdiegto proceso ir tinkamo partnerio |
Kada verta permąstyti dabartinį modelį?
Galbūt Jūsų įmonėje dabartinis procesas vis dar veikia. Ir tai visiškai normalu. Tačiau yra keli ženklai, rodantys, kad verta sustoti ir peržiūrėti situaciją:
- daugėja komandiruočių, o jų koordinavimas užima vis daugiau laiko;
- darbuotojams reikia greičio, bet procesas stringa;
- vadovai mato tik galutinę sąskaitą, bet ne sprendimo logiką;
- kelionių politika egzistuoja, tačiau realybėje jos sunku laikytis;
- informacija apie keliones pasklinda per skirtingus laiškus ir sistemas;
- pasikeitimai ar krizės atveju nėra vieno aiškaus pagalbos centro.
Jei bent keli iš šių punktų skamba pažįstamai, labai tikėtina, kad klausimas jau nėra apie pavienį užsakymą. Klausimas jau apie visos kelionių programos valdymą.
Išvados
Savarankiškas užsakymas nėra blogas sprendimas. Kelionių agentūra taip pat nėra senamadiškas modelis. Abu variantai turi savo vietą. Tačiau kai įmonė auga, kelionių daugėja, o sprendimų kokybė tampa svarbi ne mažiau nei greitis, efektyviausias pasirinkimas dažniausiai būna ne „arba–arba“, o protingai suderintas modelis.
Svarbiausia ne tai, kas fiziškai paspaudžia rezervacijos mygtuką. Svarbiausia, ar Jūsų įmonė turi aiškumą, kontrolę, greitį ir pagalbą tada, kai jos iš tiesų reikia.
Nustokite švaistyti savo darbuotojų laiką ir įmonės biudžetą. Susisiekite su mumis užpildydami šią formą ir mes parodysime, kaip BPC Travel hibridinis modelis gali transformuoti jūsų kelionių valdymą.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Kodėl savarankiškas kelionių užsakymas įmonei kainuoja brangiau?
Nors viešose platformose kainos gali atrodyti patraukliai, įmonės praranda pinigus dėl paslėptų mokesčių (pvz., neįskaičiuotų pusryčių), prarasto darbuotojų laiko ieškant bilietų ir chaotiškos buhalterijos, kai tenka apdoroti dešimtis skirtingų čekių.
Kas yra hibridinis kelionių valdymo modelis?
Tai modelis, kurį naudoja BPC Travel: darbuotojai patys rezervuoja keliones per išmanią sistemą („Atriis“), tačiau sistema naudoja uždarus B2B tarifus, automatiškai taiko įmonės kelionių politiką, o krizės atveju suteikia 24/7 gyvą ekspertų pagalbą.
Ar naudojant BPC Travel sistemą matomos pigių skrydžių bendrovės?
Taip, skirtingai nei senosios tradicinės agentūrų sistemos, BPC Travel „Atriis“ platforma viename lange rodo tiek tradicines avialinijas, tiek pigių skrydžių bendroves (pvz., „Ryanair“, „Wizz Air“), leidžiant pasirinkti optimaliausią variantą.
