Pasiruošimas verslo kelionei dažnai kelia daugiau klausimų nei pats susitikimas su partneriais. Net maža klaida gali kainuoti laiką, pinigus ar net visą išvyką. Su tuo susiduria ne viena įmonė – tyrimai rodo, kad net 72% organizacijų nėra patenkintos, kaip darbuotojai planuoja keliones Plačiau apie kelionių planavimo statistiką. Jei ir jūs nerimaujate, jog ko nors galite pamiršti ar neteisingai užpildyti dokumentus, esate tinkamoje vietoje.
Verslo kelionės reikalauja daug daugiau nei bilietų paieškos ar viešbučio užsakymo. Čia viskas prasideda nuo tinkamos dokumentų tvarkos, aiškių kelionės tikslų ir saugumo. Pametus ar neparuošus tinkamo dokumento, rizikuojate visos kelionės eiga.
Šiame straipsnyje sužinosite, kokius svarbiausius dokumentus būtina pasiruošti prieš verslo kelionę, kaip suplanuoti kiekvieną žingsnį be streso bei į ką atsižvelgti, kad išvykimas būtų saugus ir efektyvus. In this article, you’ll learn:
- Kokie dokumentai reikalingi verslo kelionei ir kaip jų nepamiršti
- Kaip pasiruošti kiekvienam žingsniui, kad nekiltų nenumatytų problemų
- Į ką atkreipti dėmesį planuojant bilietus, viešbutį, vizas ar draudimą
- Kokias naujoves ar pasikeitimus svarbu žinoti prieš išvykimą
Pasirūpinkite iš anksto – paverskite savo verslo keliones paprastesnes ir ramesnes!
1. Įsitikinkite, kad turite visus asmens tapatybės dokumentus
Visų pirma, kiekviena verslo kelionė prasideda nuo tapatybės dokumentų parengimo. Be galiojančio paso ar asmens tapatybės kortelės negalėsite kirsti sienos ir dalyvauti planuotame susitikime. Patikrinkite ne tik ar dokumentas galioja iki kelionės pabaigos, bet ir ar atitinka konkrečios šalies reikalavimus. Kai kurios šalys reikalauja, kad pasas galiotų dar bent 150 dienų po atvykimo, todėl iš anksto įvertinkite galiojimo laiką. Praktikoje mums vieną kartą teko keisti skrydžio laiką, nes kolegos paso galiojimas baigėsi likus vos mėnesiui iki išvykimo.
2. Paruoškite vizas ir kitus leidimus, kai tai būtina
Daugelis verslo kelionių būtų kur kas paprastesnės, jei nereikėtų rūpintis vizomis ar leidimais. Tačiau realybė kitokia. Kai kurios valstybės be tinkamo įvažiavimo dokumento neįleis net į lėktuvą. Rekomenduojame tiksliai išsiaiškinti, ar kelionės krypties šalyje reikalinga viza ar kitoks leidimas, ir pasirūpinti visais dokumentais iš anksto. Daugiau apie vizų reikalavimus ir kitus leidimus galite sužinoti čia: Oficiali informacija apie vizų reikalavimus.
3. Nepamirškite kelionės bilietų ir apgyvendinimo dokumentų
Kai ruošiamės verslo kelionei su BPC Travel UAB klientais, visada prašome kolegų atsiųsti elektroninius bilietus ir viešbučio patvirtinimus prieš išvykstant. Tai sumažina stresą, jei oro uoste ar registratūroje prireikia greitai parodyti dokumentus. Laikykite rezervacijas tiek skaitmeniniu, tiek fiziniu formatu – techninės kliūtys ar telefono išsikrovimas neturėtų tapti priežastimi praleisti svarbų susitikimą.
| Dokumento tipas | Kaip turėti/kopijuoti? | Kada pateikti/rodyti? |
|---|---|---|
| Skrydžio ar kito transporto bilietas | Spausdintas ir telefone | Oro uostas, autobusų stotis |
| Viešbučio rezervacija | El. laiškas ir popierinė kopija | Viešbučio registratūroje |
| Kiti kelionės patvirtinimai | Elektroninė versija | Pagal situaciją |
4. Užtikrinkite kelionės draudimą ir pasitikrinkite sveikatos reikalavimus
Nė viena rimta verslo kelionė neturėtų vykti be draudimo. Draudimo polisas ne tik padeda susirgus ar praradus bagažą, bet kai kuriose šalyse yra ir privalomas reikalavimas. Patikrinkite, ar draudimo sutartis apima galimas rizikas, ir neignoruokite šalies sveikatos reikalavimų. Kai kurioms kryptims būtinos papildomos vakcinos ar sveikatos sertifikatai – juos pasitikriname net kelis kartus, nes procedūros nuolat kinta. Apie pagrindinius draudimo ir sveikatos dokumentus Jums praneš BPC Travel kelionių konsultantas.
5. Aiškiai apibrėžkite kelionės tikslą ir pagrindinius darbus
Kiekviena verslo kelionė prasideda nuo aiškaus plano. Be aiškaus tikslo, išvykos rezultatai dažnai tampa neapčiuopiami, o laikas yra švaistomas. Svarbu sudaryti susitikimų grafiką, užduočių sąrašą ir pasirengti pagrindiniams klausimams dar prieš išvykstant. Kai planuojame kelionę savo komandai, visada trumpai raštu fiksuojame: kelionės tikslą, pagrindinius susitikimus ir atsakomybes.
Papildomai, jeigu planuojate komandiruotę į konkretų miestą, kviečiame susipažinti su mūsų parengtais praktiniais vadovais, pavyzdžiui: Kaip suplanuoti komandiruotę į Paryžių arba komandiruotę į Frankfurtą.
6. Vadovaukitės įmonės verslo kelionių politika
Verslo kelionės niekada nevyksta „iš akies“ – tvarka, biudžetas ir patvirtinimo tvarka yra mūsų kasdienybė. Aiškiai nustatyta kelionių politika padeda sumažinti išlaidas, užtikrina saugumą ir grąžą įmonei. Jeigu keliaujate pirmą kartą ar dar nesusižinote politikos reikalavimų, pasitarkite su atsakingu kolega arba peržiūrėkite įmonės dokumentus. Tokie punktai kaip biudžeto limitai, klasės pasirinkimas ar kompensacijos – tai svarbūs elementai, į kuriuos būtina atkreipti dėmesį Kelionių politikos gairės įmonėms.
7. Iš anksto pasiruoškite papildomus dokumentus ir informuokite kelionės dalyvius
Vienai komandiruotei mus nustebino reikalavimas pateikti vaiko kelionės leidimą, nors iš pirmo žvilgsnio tai atrodė nereikalinga. Visada pasidomėkite, ar reikia kokių papildomų dokumentų – ypač jei keliauja nepilnamečiai arba turite nestandartinių niuansų. Taip pat svarbu iš anksto informuoti visus kelionės dalyvius apie tvarką, susitikimo vietą ar elgesio taisykles, kad kelionės metu netektų spręsti nenumatytų problemų.
8. Planuokite kelionės eigą ir darykite dokumentų kopijas
Vien pasitikėti skaitmeniniu pasauliu nepakanka. Visada turėkite spausdintas svarbiausių dokumentų kopijas ir išsaugokite jas saugioje vietoje. Praradus telefoną ar patekus į stresinę situaciją, popierinis planas tampa tikru išsigelbėjimu. Mažas triukas: dokumentus galima suskaitmeninti ir laikyti debesyje, kad prireikus galėtumėte pasiekti iš bet kurio įrenginio.
9. Įvertinkite rizikas ir numatykite veiksmus ekstremalių situacijų atvejui
Saugi verslo kelionė – mūsų prioritetas. Krizių valdymo planas padeda greitai sureaguoti, jei nutiktų netikėtumų: atšaukiamas skrydis, prarandamas bagažas ar sveikata pablogėja užsienyje. Prieš išvykdami aptariame pagrindinius kontaktus, veiksmus ir alternatyvas, kad situacijoje nepasimestų nei vienas komandos narys.
10. Sekite pokyčius ir reguliariai atnaujinkite kelionių politiką
Pasaulis nuolat keičiasi – taip pat ir verslo kelionių taisyklės. Periodiškai peržiūrėkite ir atnaujinkite įmonės kelionių politiką, pritaikydami ją naujiems reikalavimams, pasikeitusiems įstatymams ar kelionių tendencijoms. Tai padeda išlaikyti saugumą ir efektyvumą tiek jums, tiek visai komandai.
Planavimas – paprastas, kai žinai, ko ieškoti. Verslo kelionės BPC Travel UAB klientams tampa sklandesnės, kai visi dokumentai ir žingsniai suplanuoti iš anksto. Taip kelionė būna ne tik saugi, bet ir produktyvi.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kaip dažnai reikia tikrinti dokumentų galiojimą prieš verslo kelionę?
Dokumentų galiojimą rekomenduojama tikrinti iškart pradėjus planuoti kelionę ir dar kartą prieš pat išvykstant. Kai kurios šalys prašo, kad pasas galiotų 3 ar net 6 mėnesius po kelionės, todėl verta iš anksto pasidomėti, kad nereikėtų keisti planų paskutinę akimirką.
Kada reikia pasirūpinti viza ar kelionės leidimais?
Vos tik žinote kelionės šalį ir datas, patikrinkite, ar reikės vizos ar kitų leidimų. Kai kurių šalių vizos išdavimo procesas gali užtrukti kelias savaites, todėl atidėlioti nepatartina. Viską sutvarkius iš anksto išvengsite nereikalingo streso.
Ką daryti, jei pamiršau spausdintus bilietus ar rezervacijas?
Dažniausiai užtenka turėti elektroninius bilietus ir rezervacijas telefone, bet oro uoste ar viešbutyje gali prireikti ir popierinės kopijos. Jei neturite spausdinto dokumento, ieškokite artimiausio spausdinimo punkto arba parodykite bilietą ekrane. Kad išvengtumėte tokių situacijų, rekomenduojame dokumentų kopijas laikyti ir skaitmeniniu, ir fiziniu formatu.
Ar kelionės draudimas visada būtinas vykstant į verslo kelionę?
Taip, net jei šalis nereikalauja draudimo, verta juo pasirūpinti dėl netikėtų sveikatos ar kelionės trikdžių. Draudimas padeda susirgus, pametus bagažą ar atsitikus kitai nenumatytai situacijai, tad tai papildoma ramybė kiekvienam komandiruotės dalyviui.
Kaip elgtis, jei paskutinę minutę pasikeičia kelionės aplinkybės?
Jei pasikeitė planai (skrydis, viešbutis, susitikimo vieta), pirmiausia informuokite komandos narius ir užfiksuokite visą naują informaciją raštu. Patikrinkite, ar reikia keisti kelionės dokumentus bei ar papildomi leidimai vis dar galioja. Visada turėkite kontaktų sąrašą, kad prireikus galėtumėte greitai susisiekti su atsakingais asmenimis.
Pagrindinės mintys
Svarbiausia – tinkamai pasiruošti ir apie viską pagalvoti iš anksto. Verslo kelionės tampa ne tik saugesnės, bet ir efektyvesnės, kai visi dokumentai sutvarkyti, planas aiškus, o komanda pasiruošusi sklandžiai reaguoti į pokyčius.
Vadovaudamiesi šiais patarimais, galite drąsiai planuoti verslo keliones ir būti tikri, kad kelionės metu netrūks nei svarbių dokumentų, nei geros nuotaikos. BPC Travel UAB pasirūpina, kad jūsų komandiruotės būtų sklandžios ir užtikrintos.
