Ar jūsų biuro administratorius vis dar skęsta el. laiškų jūroje, bandydamas suderinti kelių darbuotojų komandiruotes? Ar finansų skyrius mėnesio pabaigoje renka popierinius kvitus iš skirtingų puslapių? Jei atpažįstate save, jūsų įmonė greičiausiai vis dar naudoja pasenusius kelionių valdymo metodus. Skaitmeninė transformacija, kurią siūlo modernios platformos kaip Atriis, šį chaosą paverčia tvarkingu ir efektyviu procesu.
Senasis būdas vs. moderni kelionių sistema: Akivaizdus skirtumas
Palyginkime du scenarijus: tradicinį kelionių organizavimą naudojant el. paštą ir Excel lenteles, ir modernų valdymą per centralizuotą platformą.
Akivaizdus skirtumas: procesų palyginimas
| Proceso dalis | Savarankiškas užsakymas | Naujasis būdas (BPC Travel kelionių valdymo sistema) |
|---|---|---|
| Užsakymas | Darbuotojas siunčia užklausą administratorei. Administratorė ieško variantų, siunčia darbuotojui, laukia atsakymo, derina su vadovu. Procesas trunka valandas ar net dienas. | Darbuotojas per 5 minutes savarankiškai rezervuoja kelionę pagal integruotą įmonės politiką. Vadovas gauna automatinį pranešimą ir patvirtina vienu paspaudimu. |
| Išlaidos | Darbuotojas moka asmenine kortele, renka popierinius kvitus. Finansų skyrius rankiniu būdu suveda duomenis į apskaitą. | Atsiskaitoma įmonės ar virtualia kortele. Kvitai nufotografuojami ir automatiškai apdorojami. Duomenys integruojami su apskaitos sistema. |
| Ataskaitos | Sudėtinga gauti tikslius duomenis. Ataskaitos ruošiamos rankiniu būdu, dažnai būna pavėluotos. | Visos išlaidos matomos realiu laiku. Interaktyvios ataskaitos generuojamos vienu paspaudimu pagal departamentus, projektus ar darbuotojus. |
| Politikos kontrolė | Politika taikoma rankiniu būdu, dažnai apeinama dėl skubos. | Kelionių politika integruota sistemoje – darbuotojas mato tik leidžiamus pasirinkimus. |
| Skaidrumas | Informacija išskaidyta tarp el. laiškų, lentelių ir skirtingų žmonių. | Visa kelionės istorija, dokumentai ir komunikacija vienoje platformoje. |
Kiek laiko ir pinigų sutaupo skaitmeninė transformacija?
Skaičiai kalba patys už save. Remiantis BPC Travel klientų patirtimi, perėjimas nuo savarankiško organizavimo prie centralizuotos valdymo sistemos duoda apčiuopiamą naudą:
„Atriis leido mums sutvarkyti visą kelionių procesą – dabar viską matau vienoje vietoje. Mažiau susirašinėjimo, daugiau skaidrumo. Sutaupome apie 3 valandas per savaitę vien ant administracinio darbo.“– Biuro administratorė, IT paslaugų įmonė.
Apčiuopiami rezultatai:
~30% mažiau administracinio darbo
Automatizuojami:
- tvirtinimai
- sąnaudų priskyrimas
- ataskaitų generavimas
- kelionių politikos kontrolė
Administratoriai ir finansų komanda gali skirti laiką strateginėms užduotims, o ne rankiniam duomenų suvedimui.
~15% mažesnės kelionių išlaidos
Sutaupoma dėl:
- realaus laiko kainų palyginimo
- centralizuotos tiekėjų prieigos
- politikos kontrolės
- geresnių tarifų ir derybinių sąlygų
100% skaidrumas vadovybei
Vadovai realiu laiku mato:
- kas keliauja
- kur keliauja
- kiek kainuoja
- ar laikomasi politikos
Tai leidžia priimti duomenimis pagrįstus sprendimus ir planuoti biudžetą tiksliau.
Ką tai reiškia skirtingoms rolėms įmonėje?
Vadovui
- Aiški kontrolė be mikrovaldymo
- Realios įžvalgos apie kelionių ROI
- Mažesnė finansinė rizika
Finansų skyriui
- Automatinė integracija su ERP
- Centralizuotos sąskaitos
- Nebelieka „pamestų sąskaitų fakturų“
Administratorei / HR
- Nebereikia būti „kelionių centru“
- Automatizuoti tvirtinimai
- Visi dokumentai vienoje vietoje
Keliautojui
- Greitas savarankiškas užsakymas
- Asmeninis agentas realiu laiku
- Visa kelionė telefone
Ar jūsų įmonė pasiruošusi pokyčiams?
Skaitmeninė transformacija kelionių valdyme nėra tik apie naują programinę įrangą. Tai apie efektyvesnį, skaidresnį ir modernesnį požiūrį į verslo procesus. Jei vis dar naudojate Excel ir el. paštą, prarandate ne tik pinigus, bet ir brangų laiką bei darbuotojų pasitenkinimą.
Ženkite žingsnį į efektyvesnę ateitį. Susisiekite su BPC Travel ir sužinokite, kaip Atriis platforma gali transformuoti jūsų verslo kelionių valdymą.
