Vidutiniškai įmonė išleidžia 10–15% administracinio laiko vien komandiruočių organizavimui – skambučiams, el. laiškams, dokumentų rinkimui ir ataskaitų ruošimui. Remiantis Global Business Travel Association (GBTA) tyrimais, įmonės, naudojančios centralizuotas kelionių valdymo sistemas, šį laiką sumažina vidutiniškai 40% ir sutaupo iki 20% kelionių biudžeto per metus.
Bandant suprasti visas komandiruočių organizavimo subtilybes – nuo tinkamiausio skrydžio parinkimo iki viešbučio rezervacijos ir biudžeto suderinimo su finansų skyriumi – gali prireikti itin daug laiko. Daugelis kelionių administratorių pažįsta šią situaciją: skirtingos platformos, rankinis sąskaitų rinkimas, neaiški išlaidų kontrolė ir nuolatinis koordinavimas tarp darbuotojų ir vadovų.
BPC Travel siūlo sprendimą: „Atriis” verslo kelionių valdymo sistema, kuri supaprastina šiuos procesus ir leidžia dirbti efektyviau. Šiame straipsnyje apžvelgsime konkrečius privalumus tiek keliaujantiems darbuotojams, tiek kelionių administratoriams ir finansų skyriams – ir kodėl vis daugiau Lietuvos įmonių renkasi šią platformą kaip savo komandiruočių valdymo sprendimą.
Kas yra Atriis ir kodėl ji skiriasi nuo įprastų rezervavimo įrankių?
„Atriis” – tai visapusiška kelionių valdymo platforma (Travel Management Platform, TMP), sukurta speciliai verslo poreikiams. Ji nėra paprastas skrydžių paieškos įrankis ar viešbučių rezervavimo svetainė – tai integruota sistema, apimanti visą komandiruotės gyvavimo ciklą: nuo planavimo ir patvirtinimo iki atsiskaitymo ir ataskaitų.
Skirtingai nuo vartotojams skirtų platformų (pvz., Booking.com ar Google Flights), „Atriis” veikia pagal jūsų įmonės kelionių politiką. Sistema automatiškai filtruoja variantus pagal nustatytus biudžeto limitus, patvirtintus tiekėjus ir kitas taisykles – taip darbuotojams neleidžiama rinktis brangesnių opcijų nei numatyta, o vadovams nereikia rankiniu būdu tikrinti kiekvieno užsakymo.
Daugiau apie tai, kaip tokios platformos transformuoja verslo keliones, skaitykite mūsų straipsnyje apie skaitmeninę transformaciją verslo kelionėse.
Kodėl įmonėms reikia specializuoto kelionių valdymo įrankio?
Remiantis SAP Concur tyrimais, įmonės, neturinčios centralizuotos kelionių valdymo sistemos, vidutiniškai permoka 20–30% už kelionių išlaidas dėl nesuderintų rezervacijų, prarasto derybų galios ir neoptimalių maršrutų. Be to, 62% kelionių administratorių nurodo, kad išlaidų ataskaitų tvarkymas užima neproporcingai daug laiko.
Specializuota platforma kaip „Atriis” sprendžia šias problemas sistemiškai – ne tik supaprastindama rezervavimą, bet ir užtikrindama visapusišką kelionių valdymo sistemos funkcionalumą vienoje vietoje.
Privalumai keliaujantiems darbuotojams
Darbuotojų patogumas yra vienas iš svarbiausių sėkmingos komandiruotės elementų. Nepatogi ar sudėtinga rezervavimo sistema lemia tai, kad darbuotojai ieško apėjimo kelių – rezervuoja patys per kitas platformas, o įmonė praranda išlaidų kontrolę. „Atriis” platforma sukurta taip, kad keliautojai galėtų lengvai ir greitai susiplanuoti savo kelionę be jokių papildomų skambučių ar el. laiškų.
Vienas įrankis visoms komandiruotėms
Nuo pirmojo užsakymo iki grįžimo namo – viskas vienoje vietoje. Darbuotojui nereikia naudotis keliomis platformomis ar prisiminti skirtingų slaptažodžių. Skrydžiai, viešbučiai, traukiniai ir automobilio nuoma – vienoje programėlėje, pasiekiamoje bet kur ir bet kada.
Tai ypač svarbu dažnai keliantiems darbuotojams: tyrimai rodo, kad verslo keliautojai, naudojantys vieningą platformą, jaučia mažesnį stresą ir aukštesnį pasitenkinimą darbu. Pasak Deloitte Insights 2024 m. ataskaitos, keliautojų gerovė tiesiogiai koreliuoja su jų produktyvumu – laimingi keliautojai grįžta su geresniais verslo rezultatais.
Greita ir intuityvi rezervacija iš telefono
Pilnai veikianti mobilioji programėlė leidžia per kelias minutes susiplanuoti visą komandiruotę. Realaus laiko kainų palyginimas tarp didžiausių tiekėjų užtikrina, kad darbuotojas visada randa geriausią pasiūlymą – ir visada laikydamasis įmonės nustatytų limitų.
Platformos mobiliosiose funkcijose darbuotojai gali:
- Peržiūrėti visą kelionės maršrutą – bilietus ir rezervacijas vienoje ekrano peržiūroje, net be interneto ryšio
- Gauti realaus laiko pranešimus – apie skrydžių vėlavimus, vartų pasikeitimus ar atšaukimus su siūlomais alternatyviais variantais
- Konvertuoti valiutas – ir automatiškai skaičiuoti dienpinigius pagal kelionės šalį ir įmonės politiką
BPC Travel agento pagalba 24/7
Iškilus nenumatytoms situacijoms – atšauktam skrydžiui, pasikeitusiems planams ar bet kokiam kitam klausimui – darbuotojas gali bet kada susisiekti su realiu kelionių agentu per integruotą pokalbių programėlę. Tai esminis skirtumas nuo savarankiško rezervavimo platformų: darbuotojas niekada nėra paliktas spręsti problemų vienas, net ir vidurnaktį svetimame mieste.
Ši žmogiška pagalba yra vienas iš svarbiausių argumentų, kodėl įmonės renkasi profesionalias BPC Travel verslo kelionių paslaugas, o ne bando valdyti keliones savarankiškai.
Privalumai kelionių administratoriams ir vadovams
Administratoriams ir finansų skyriams „Atriis” sistema tampa nepakeičiamu įrankiu, leidžiančiu kontroliuoti išlaidas ir optimizuoti procesus be papildomo darbo. Dažna problema Lietuvos įmonėse – kelionių administratorius, kuris praleidžia kelias valandas per savaitę rankiodamas sąskaitas, tikslindamas biudžetus ir bendraujamas su darbuotojais dėl patvirtinimų. „Atriis” šiuos procesus automatizuoja.
Automatizuotas tvirtinimų procesas
Automatizuotas tvirtinimų procesas veikia pagal įmonės struktūrą – vadovai gauna pranešimus ir gali patvirtinti arba atmesti kelionės užklausas per programėlę, be rankinio tikrinimo ar el. laiškų. Sistema palaiko daugiapakopes patvirtinimų grandines.
Tai tiesiogiai koreliuoja su kelionių valdymo centralizavimo privalumais – kai visi sprendimai eina per vieną sistemą, kontrolė tampa natūrali proceso dalis, o ne papildoma administracinė našta.
Centralizuotos sąskaitos ir išlaidų ataskaitų automatizavimas
Centralizuotos sąskaitos reiškia, kad mėnesio pabaigoje finansų skyriui nebereikia rankioti dokumentų iš skirtingų šaltinių. Ataskaitos pagal darbuotojus, departamentus ar projektus leidžia tiksliai analizuoti, kur ir kiek išleidžiama kelionėms.
„Mažiau painiavos – visos sąskaitos centralizuotos. Mėnesio pabaigoje nebereikia rankioti dokumentų iš skirtingų šaltinių. Finansų skyrius sutaupo kelias valandas kas mėnesį.”– Finansų vadovas, gamybos įmonė
Sistema automatiškai integruoja visus kelionių duomenis į nuoseklias ataskaitas, kurias galima eksportuoti į populiariausias buhalterines sistemas. Tai reiškia ne tik sutaupytą laiką, bet ir mažesnę klaidų tikimybę.
Išlaidų kontrolė ir politikos vykdymas realiu laiku
Vienas svarbiausių „Atriis” privalumų – proaktyvi išlaidų kontrolė, o ne reaktyvi. Daugelio įmonių problema: darbuotojas nusiperka brangų bilietą, grįžta, pateikia išlaidų ataskaitą, ir tik tada administratorius pastebi politikos pažeidimą – bet pinigai jau išleisti.
„Atriis” perkelia šią kontrolę į rezervavimo momentą: sistema automatiškai taiko įmonės nustatytus limitus ir taisykles, todėl darbuotojas fiziškai negali rezervuoti brangesnio varianto nei leidžia politika. Tai – esminis pokytis verslo kelionių ROI matavimo ir valdymo požiūriu.
Pagrindinės kontrolės funkcijos administratoriams:
- Realaus laiko išlaidų stebėjimas – matote visus aktyvius užsakymus ir biudžeto panaudojimą bet kuriuo momentu
- Anomalijų aptikimas – sistema automatiškai pažymi įtartinus ar neatitinkančius politikos užsakymus
- Lanksti ataskaitų konfigūracija – filtruokite pagal laikotarpį, departamentą, darbuotoją, projektą ar kelionės tipą
- Biudžeto perspėjimai – gaukite pranešimus, kai departamentas artėja prie nustatyto kelionių biudžeto ribos
Integracija ir diegimas: ką reikia žinoti prieš pradedant
Vienas dažniausių klausimų, kurį užduoda įmonės prieš diegdamos naują kelionių valdymo sistemą – kiek tai sudėtinga ir ar nesutriks esami procesai? „Atriis” sukurta taip, kad integracija būtų kuo sklandesnė.
Integracija su buhalterinėmis sistemomis
Platforma palaiko integracijas su populiariausiomis buhalterinėmis sistemomis, naudojamomis Lietuvos rinkoje. BPC Travel komanda padeda sukonfigūruoti duomenų srautus taip, kad kelionių išlaidos automatiškai atsidurtų tinkamose sąskaitose jūsų sistemoje – be rankinio pervedimo ar dvigubo darbo.
Diegimo procesas ir palaikymas
BPC Travel komanda pasirūpina visu diegimo procesu: sistemos konfigūravimu pagal įmonės kelionių politiką, darbuotojų apmokymais ir nuolatiniu techniniu palaikymu. Dauguma įmonių pasiekia visapusišką sistemos veikimą per 2 darbo dienas nuo sutarties pasirašymo ir kliento duomenų gavimo.
Norite sužinoti, kaip „Atriis” galėtų būti pritaikyta jūsų įmonės specifikai? Susisiekite su mūsų ekspertais – pirmoji konsultacija nemokama ir įpareigojimų nereikalauja.
Kiek galima sutaupyti: skaičiai ir praktiniai pavyzdžiai
Abstrakcijos apie „efektyvumą” ir „optimizavimą” skamba gerai, bet ką tai reiškia konkrečiais skaičiais? Pateikiame tipišką naudos skaičiavimą vidutinei Lietuvos įmonei, kurios darbuotojai per metus atlieka 100–200 komandiruočių.
Remiantis GBTA duomenimis ir BPC Travel klientų patirtimi, įmonės dažniausiai pasiekia šiuos rezultatus per pirmus 12 mėnesių naudojant centralizuotą kelionių valdymo sistemą:
- 15–22% mažesnės kelionių išlaidos – dėl geresnių tiekėjų tarifų, ankstyvo rezervavimo ir politikos laikymosi
- 3–5 valandos sutaupyto administracinio laiko per savaitę – kurių reikšmę lengva apskaičiuoti pagal atlyginimų sąnaudas
- Iki 90% sumažėję politikos pažeidimai – dėl automatinio taisyklių taikymo rezervavimo metu
- Vidutiniškai 2–3 savaitės greičiau apdorojamos išlaidų ataskaitos – dėl automatizuoto duomenų surinkimo
Daugiau apie tai, kaip matuoti ir maksimizuoti komandiruočių investicijų grąžą, skaitykite mūsų išsamiame straipsnyje: verslo kelionių ROI matavimas 2025 m.
„Atriis” platforma – tai ne tik technologinis sprendimas, bet ir strateginis žingsnis link efektyvesnio verslo kelionių valdymo. BPC Travel komanda padės jums įvertinti, ar ši sistema tinka jūsų įmonei, sukonfigūruoti ją pagal jūsų poreikius ir užtikrinti, kad investicija atsipirktų.
Dažniausiai užduodami klausimai apie Atriis platformą
Kaip Atriis padeda sumažinti komandiruočių išlaidas?
Sistema veikia keliais lygiais. Pirma, automatiškai taiko įmonės kelionių politiką ir biudžeto apribojimus rezervavimo metu – darbuotojai fiziškai negali pasirinkti brangesnių variantų nei leidžia politika. Antra, platus tiekėjų tinklas ir suderinti tarifai dažnai yra geresni nei galima rasti viešosiose platformose. Trečia, centralizuotos sąskaitos ir išlaidų ataskaitų automatizavimas leidžia tiksliai matyti, kur išleidžiama daugiausia, ir priimti duomenimis pagrįstus sprendimus dėl kelionių biudžeto optimizavimo. Remiantis GBTA tyrimais, įmonės vidutiniškai sutaupo 15–20% kelionių išlaidų pirmais metais naudodamos centralizuotą kelionių valdymo sistemą.
Ar galima integruoti Atriis su įmonės buhalterine sistema?
Taip, BPC Travel komanda padeda sukonfigūruoti integracijas su populiariausiomis buhalterinėmis sistemomis, naudojamomis Lietuvos rinkoje. Integracija leidžia kelionių išlaidų duomenis automatiškai perduoti į jūsų apskaitos sistemą – be rankinio pervedimo ar dvigubo darbo. Detalesnę informaciją apie galimas integracijas ir diegimo procesą rekomenduojame aptarti su BPC Travel komanda, nes kiekvienos įmonės sistemos aplinka gali skirtis.
Kiek laiko užtrunka Atriis diegimas ir darbuotojų apmokymas?
Dauguma įmonių pasiekia visapusišką sistemos veikimą per 2 darbo dienas nuo sutarties pasirašymo. Diegimo procesas apima: sistemos konfigūravimą pagal jūsų kelionių politiką, integracijų su kitomis sistemomis nustatymą ir darbuotojų apmokymą. „Atriis” sąsaja sukurta taip, kad būtų intuityvi – daugelis darbuotojų sugeba savarankiškai rezervuoti pirmą kelionę tą pačią dieną po apmokymo.
Ar Atriis tinka mažoms įmonėms, ar tik didelėms korporacijoms?
„Atriis” platforma lanksti ir pritaikoma įvairaus dydžio įmonėms. Nors didžiausią naudą dažniausiai jaučia įmonės, kurių darbuotojai per metus atlieka 10 ir daugiau komandiruočių, smulkesnės organizacijos taip pat gali pasinaudoti centralizuoto valdymo privalumais. Svarbu įvertinti ne tik komandiruočių skaičių, bet ir administracinį laiką, kurį šiuo metu skiriama jų organizavimui – jei tai kelia nepatogumų, sistema greičiausiai atsipirks. Susisiekite su BPC Travel komanda ir gaukite individualų įvertinimą, ar platforma tinka jūsų dydžio ir tipo įmonei.
Ką daryti, jei darbuotojas susiduria su problema kelionės metu?
BPC Travel teikia 24/7 pagalbą per integruotą pokalbių sistemą „Atriis” platformoje ir programėlėje. Darbuotojas bet kada gali susisiekti su realiu kelionių agentu – ne automatizuotu chatbotu – ir gauti operatyvią pagalbą. Tai apima: alternatyvių skrydžių paiešką atšaukimų atveju, viešbučio keitimą, dokumentų klausimus ir bet kokias kitas su kelione susijusias problemas. Ši paslauga yra vienas svarbiausių skirtumų tarp profesionalios kelionių valdymo agentūros ir savarankiško rezervavimo platformų.
Kaip Atriis padeda laikytis kelionių politikos?
Sistema automatiškai taiko kelionių politikos taisykles rezervavimo metu – tai vadinama „politikos vykdymu realiu laiku”. Jūsų nustatyti biudžeto limitai, patvirtintų tiekėjų sąrašai, klasių apribojimai (pvz., tik ekonominė klasė skrydžiams iki 4 valandų) ir kitos taisyklės yra integruotos į paieškos ir rezervavimo procesą. Darbuotojas mato tik jam leistinus variantus, todėl politikos pažeidimai tampa beveik neįmanomi. Administratoriai gali bet kada koreguoti politikos nustatymus ir gauti ataskaitas apie visus atvejus, kai darbuotojai bandė rezervuoti neatitinkančius politikos variantus.
Išvados: ar Atriis tinkamas sprendimas jūsų įmonei?
„Atriis” verslo kelionių valdymo platforma – tai sisteminis atsakymas į problemas, su kuriomis susiduria dauguma įmonių, valdydamos komandiruotes: išlaidų nekontroliavimas, administracinis perteklius, darbuotojų nepasitenkinimas ir skaidrumo trūkumas. Sistema vienodai naudinga tiek keliaujantiems darbuotojams (paprastumas, mobilumas, pagalba 24/7), tiek administratoriams (automatizavimas, kontrolė, ataskaitos) ir finansų skyriams (centralizuotos sąskaitos, biudžeto valdymas).
BPC Travel – jūsų patikimas partneris verslo kelionių valdyme. Nuo „Atriis” platformos diegimo iki nuolatinio palaikymo ir kelionių organizavimo, mūsų komanda pasirūpins, kad kiekviena komandiruotė būtų efektyvi, ekonomiška ir be streso. Susisiekite su mumis šiandien – pirmoji konsultacija nemokama, o sprendimą priimsite tik tada, kai būsite tikri, kad tai tinkamas pasirinkimas jūsų įmonei.
