Bet kuriai įmonei, kurios darbuotojai reguliariai keliauja, komandiruočių išlaidų valdymas yra vienas svarbiausių finansinių procesų. Nuo biudžeto kontrolės iki darbuotojų saugumo užtikrinimo – šiuolaikiškas kelionių organizavimas reikalauja tikslumo.
Tačiau net ir turėdamos kelionių politiką, daugelis įmonių nuolat susiduria su tais pačiais iššūkiais: darbuotojai užsako paslaugas savarankiškai, taisyklės ignoruojamos, o buhalterija skęsta popierinių čekių chaose.
Šiame straipsnyje aptarsime 4 dažniausias komandiruočių valdymo problemas ir parodysime, kaip BPC Travel „Atriis“ platforma padeda jas išspręsti, grąžindama jums visišką finansų kontrolę.
1. Darbuotojai užsako keliones patys (Leakage)
Viena didžiausių (ir dažnai nuvertinamų) problemų verslo kelionėse yra vadinamasis „nutekėjimas“ (angl. leakage). Tai įvyksta, kai darbuotojai aplenkia įmonės patvirtintą rezervavimo procesą ir patys perka skrydžius ar viešbučius per viešas B2C platformas.
Nors iš pirmo žvilgsnio tai gali atrodyti nekalta, ilgalaikės pasekmės yra didžiulės. Darbuotojai, užsakantys paslaugas savarankiškai, sukuria papildomo darbo finansų skyriui, kuris turi apdoroti daugybę atskirų išlaidų ataskaitų. Be to, įmonė praranda galimybę pasinaudoti B2B tarifais.
BPC Travel sprendimas:
Naudojant „Atriis“ platformą, darbuotojai gauna prieigą prie pasaulinių B2B didmenininkų, tokių kaip „RateHawk“ ir „Go Global“. Tai reiškia, kad jie mato 15–20 % mažesnes viešbučių kainas nei viešoje erdvėje. Kai sistema yra patogi, o kainos geriausios rinkoje, darbuotojams tiesiog nebelieka motyvacijos ieškoti alternatyvų kitur.
2. Kelionių politikos nesilaikymas
Ne pagal politiką atlikti užsakymai yra nuolatinis komandiruočių biudžeto nutekėjimo šaltinis. Nesvarbu, ar darbuotojas pasirenka brangesnę skrydžio klasę, ar rezervuoja viešbutį, viršijantį nustatytą nakties limitą – politikos nesilaikymas didina išlaidas ir griauna jūsų derybines pozicijas su tiekėjais.
Remiantis GBTA (Global Business Travel Association) tyrimais, net 60 % įmonių susiduria su problema, kai darbuotojai pažeidžia kelionių politiką tiesiog todėl, kad ji yra per sudėtinga .
BPC Travel sprendimas:
„Atriis“ sistema leidžia automatizuoti kelionių politiką. Taisyklės integruojamos tiesiai į paieškos variklį. Jei darbuotojas bando užsakyti paslaugą, viršijančią biudžetą, sistema automatiškai reikalauja vadovo patvirtinimo arba neleidžia tęsti rezervacijos. Tai užtikrina 100 % atitiktį taisyklėms be jokio papildomo mikromenedžmento.
3. Administracinis chaosas ir rankinis darbas
Rankiniai procesai lėtina visos įmonės darbą. Kai kelionės neužsakomos per centralizuotą platformą, finansų komandos turi rankioti išlaidas iš skirtingų šaltinių: kreditinių kortelių išrašų, el. laiškų, popierinių čekių ir sąskaitų faktūrų.
Tai ne tik atima daugybę laiko, bet ir didina klaidų, pamestų čekių bei prarasto PVM riziką. Pasak Deloitte Insights, neefektyvūs procesai gali padidinti kelionių administravimo kaštus net iki 20 % .
BPC Travel sprendimas:
Pamirškite dešimtis skirtingų pavedimų ir pamestus čekius. BPC Travel suteikia vieną konsoliduotą sąskaitą faktūrą už visas mėnesio keliones. Jūsų buhalterija sutaupo dešimtis valandų rankinio darbo, o visi dokumentai idealiai tinka PVM atskaitai.
4. Biudžeto kontrolės ir realaus laiko duomenų trūkumas
Galbūt pati pavojingiausia problema yra realaus laiko matomumo trūkumas. Kai užsakymai išsibarstę per kelis kanalus, bendros išlaidos paaiškėja tik mėnesio pabaigoje, kai jau per vėlu ką nors keisti.
Be vieno tiesos šaltinio, finansų ir pirkimų komandos priverstos remtis vėluojančiais duomenimis. Tai ypač skausminga, kai komandiruočių išlaidas reikia perparduoti klientams (angl. billable travel).
BPC Travel sprendimas:
„Atriis“ platforma generuoja realaus laiko ataskaitas. Vadovybė gali bet kada matyti, kiek išleista kelionėms pagal darbuotojus, departamentus ar konkrečius projektus. Tai leidžia proaktyviai valdyti biudžetą, o ne tik konstatuoti faktą po laiko.
Apibendrinimas: partnerystė, kuri atsiperka
Gera žinia ta, kad visi šie iššūkiai yra visiškai išsprendžiami. Raktas į sėkmę – proaktyvi partnerystė su patikima kelionių valdymo agentūra (TMC) ir tinkamų technologijų naudojimas.
Sujungę „Atriis“ platformos technologinį pranašumą, unikalius B2B tarifus ir 24/7 gyvą BPC Travel ekspertų palaikymą, jūs ne tik sumažinsite tiesiogines kelionių išlaidas, bet ir drastiškai sumažinsite administracinį krūvį savo komandai.
Norite sužinoti, kaip galime optimizuoti jūsų įmonės kelionių procesus? Susisiekite su BPC Travel ekspertais ir išbandykite „Atriis“ platformą.
Kaip automatizuoti įmonės kelionių politiką?
Kelionių politiką geriausia automatizuoti naudojant tokias sistemas kaip „Atriis“. Taisyklės (pvz., maksimali viešbučio kaina) integruojamos į paiešką, todėl sistema automatiškai blokuoja per brangius pasirinkimus arba reikalauja vadovo patvirtinimo.
Kodėl svarbu turėti vieną konsoliduotą sąskaitą už komandiruotes?
Viena konsoliduota sąskaita eliminuoja poreikį rinkti atskirus čekius iš skirtingų tiekėjų. Tai sutaupo buhalterijos laiką, sumažina klaidų tikimybę ir užtikrina sklandų PVM susigrąžinimą.
Kaip BPC Travel padeda sumažinti viešbučių išlaidas?
BPC Travel suteikia prieigą prie uždarų B2B didmenininkų (RateHawk, Go Global) tarifų, kurie yra 15–20 % mažesni nei viešose B2C platformose, tokiose kaip Booking.com.
