Komandiruotės organizavimas gali atrodyti sudėtingas procesas, ypač kai reikia suderinti skrydžius, viešbučius, transportą, įmonės kelionių politiką ir biudžetą. Kai šis procesas atliekamas rankiniu būdu, jis tampa tikru galvos skausmu tiek keliaujančiam darbuotojui, tiek administratoriui.
Remiantis Skift tyrimais, darbuotojai vidutiniškai praleidžia nuo 2 iki 4 valandų planuodami vieną verslo kelionę, jei įmonė neturi centralizuotos sistemos. Tai yra milžiniškas laiko švaistymas. Tačiau su tinkamais įrankiais šis procesas tampa paprastas ir efektyvus.
Pateikiame išsamų vadovą, kaip komandiruočių organizavimas gali tapti sklandžiu procesu naudojant BPC Travel „Atriis“ sistemą.
1 žingsnis: Planavimas ir paieška vienoje vietoje
Pirmasis žingsnis – nustatyti kelionės tikslą, datas ir biudžetą. Tradiciškai tai reiškia naršymą per kelias skirtingas skrydžių ir viešbučių paieškos svetaines.
Su „Atriis“ sistema viskas vyksta vienoje platformoje. Galite ieškoti skrydžių (įskaitant pigių skrydžių bendroves, tokias kaip „Ryanair“ ar „Wizz Air“), viešbučių, traukinių ar automobilių nuomos vienoje vietoje, matydami realius kainų palyginimus iš daugelio tiekėjų. Sistema automatiškai filtruoja rezultatus pagal jūsų įmonės kelionių politiką, rodydama tik tinkamus variantus.
2 žingsnis: Politikos ir biudžeto tikrinimas
Pasak GBTA, viena dažniausių klaidų organizuojant keliones yra netyčinis įmonės biudžeto ar politikos viršijimas.
„Atriis“ sistema automatiškai tikrina, ar pasirinktas variantas atitinka įmonės kelionių politiką. Jei taip – galite tęsti rezervavimą. Jei ne (pavyzdžiui, viešbutis per brangus) – sistema informuoja apie neatitikimą ir siūlo alternatyvas arba leidžia pateikti išimties prašymą vadovui tiesiai per platformą.
Ieškote būdų, kaip palengvinti šį procesą? Sužinokite daugiau apie mūsų kelionių valdymo sistemą.
3 žingsnis: Rezervavimas ir automatizuotas patvirtinimas
Visos rezervacijos atliekamos vienoje platformoje, nenaudojant asmeninių kreditinių kortelių. Tvirtinimų procesas vyksta automatizuotai: vadovas gauna pranešimą per mobiliąją programėlę arba el. paštu ir gali patvirtinti arba atmesti užklausą per kelias sekundes.
Patvirtinus, keliautojas gauna visus kelionės dokumentus (bilietus, vaučerius) tiesiai į „Atriis“ mobiliąją programėlę. Nereikia nieko spausdinti ar ieškoti pasimetusių el. laiškų.
4 žingsnis: Kelionė ir realaus laiko pagalba
Kelionės metu darbuotojas turi visą informaciją programėlėje: skrydžių numerius, viešbučio adresą, rezervacijos patvirtinimus.
Iškilus problemoms – atšauktam skrydžiui, vėlavimui ar kitai nenumatytai situacijai – galima bet kada susisiekti su BPC Travel komandos agentu per integruotą pokalbių (chat) programėlę. Agentas mato visą kelionės kontekstą ir gali nedelsiant padėti, užtikrindamas darbuotojo saugumą ir ramybę.
5 žingsnis: Grįžimas ir ataskaitos
Po komandiruotės sistema automatiškai generuoja išlaidų ataskaitą. Finansų skyrius mato visas sąskaitas centralizuotai, be poreikio rankioti dokumentus iš skirtingų tiekėjų. Tai užbaigia ciklą, paversdama verslo kelionių valdymą skaidriu ir lengvai administruojamu procesu.
Dažniausiai užduodami klausimai
Kiek laiko užtrunka komandiruotės organizavimas su Atriis?
Pagal BPC Travel klientų patirtį, standartinę komandiruotę (skrydis + viešbutis) galima susiplanuoti ir rezervuoti per 5–10 minučių. Sudėtingesnės kelionės su keliais sustojimais gali užtrukti šiek tiek ilgiau, tačiau vis tiek kelis kartus greičiau nei darant tai rankiniu būdu.
Ką daryti, jei darbuotojas neturi prieigos prie kompiuterio kelionės metu?
Visas „Atriis“ funkcionalumas, įskaitant bilietų peržiūrą, naujų rezervacijų darymą ir bendravimą su agentu, yra pasiekiamas per mobiliąją programėlę išmaniajame telefone.
Išvados
Komandiruočių organizavimas neturi būti chaotiškas procesas, atimantis brangų darbuotojų laiką. Suskaidžius jį į aiškius žingsnius ir pasitelkus modernias technologijas, tokias kaip BPC Travel „Atriis“ sistema, kelionių planavimas tampa greitas, skaidrus ir atitinkantis įmonės finansinius tikslus.
Norite sužinoti, kaip BPC Travel gali padėti optimizuoti jūsų įmonės verslo keliones? susisiekite su mūsų ekspertais – konsultacija nemokama. Pradėkite organizuoti komandiruotes efektyviau jau šiandien.
