Augančioms įmonėms būtina pereiti nuo rankinio kelionių užsakymo prie standartizuotų procesų. Tai pasiekiama sukuriant aiškią kelionių politiką, centralizuojant užsakymus per vieną platformą (pvz., „Atriis“) ir automatizuojant sąskaitų valdymą. Rezultatas – sutaupytas laikas, iki 20% mažesnės išlaidos ir nulinis chaosas buhalterijoje.
Kai įmonėje dirba 10 žmonių, verslo kelionių organizavimas atrodo paprastas: direktorius paprašo administratorės nupirkti bilietą, ji randa geriausią variantą, apmoka įmonės kortele ir viskas baigta. Tačiau kas nutinka, kai įmonė paauga iki 50, 100 ar 500 darbuotojų?
Remiantis McKinsey & Company duomenimis, įmonėms peržengus 50 darbuotojų ribą, necentralizuotos išlaidos (įskaitant keliones) pradeda augti eksponentiškai. Prasideda chaosas: skirtingos užsakymų platformos, pamesti čekiai, viršyti biudžetai ir nuolatinis stresas krizinėse situacijose.
Kaip teigia BPC Travel kelionių ekspertai: „Auganti įmonė negali sau leisti prabangos valdyti keliones per el. laiškus. Standartizacija yra vienintelis kelias į skaidrumą ir taupymą.“
Šiame straipsnyje aptarsime, kaip žingsnis po žingsnio standartizuoti komandiruočių organizavimą ir paversti jį efektyviu procesu.
1. Sukurkite (ir skaitmenizuokite) kelionių politiką
Pirmasis žingsnis į standartizaciją – aiškių taisyklių nustatymas. Kas gali skristi verslo klase? Koks yra maksimalus viešbučio nakties biudžetas Londone, o koks – Varšuvoje? Ar darbuotojai gali naudotis taksi, ar privalo rinktis viešąjį transportą?
Tačiau vien parašyti PDF dokumentą neužtenka.
Nauda įmonei: BPC Travel „Atriis“ sistema leidžia jūsų kelionių politiką paversti veikiančiu algoritmu. Jei taisyklėse nurodyta, kad viešbutis negali kainuoti daugiau nei 120 EUR, sistema tiesiog neleis darbuotojui užsakyti brangesnio varianto be tiesioginio vadovo patvirtinimo. Tai eliminuoja „netyčines“ išlaidas ir užtikrina 100% politikos laikymąsi be jokio rankinio tikrinimo.
2. Centralizuokite užsakymus vienoje platformoje
Didžiausias augančių įmonių priešas – fragmentacija. Kai vienas darbuotojas perka bilietus per avialinijų svetainę, kitas ieško viešbučio per „Booking.com“, o trečias nuomojasi automobilį vietoje, įmonė praranda bet kokią derybinę galią ir išlaidų kontrolę.
Nauda įmonei: Pereidami prie vieningos BPC Travel platformos, jūs gaunate prieigą prie uždaros B2B ekosistemos. Mes esame integruoti su pasauliniais didmenininkais, tokiais kaip „RateHawk“ ir „Go Global“. Tai reiškia, kad jūsų darbuotojai mato visus įmanomus variantus viename lange, o įmonė gauna unikalius viešbučių tarifus, kurie yra 15–20% mažesni nei viešoje rinkoje.
3. Įgalinkite darbuotojus (su kontrolės mechanizmais)
Standartizacija nereiškia, kad vienas žmogus (koordinatorius) turi atlikti visą darbą. Atvirkščiai – modernus kelionių valdymas remiasi darbuotojų savitarna.
Praktinis patarimas: Suteikite darbuotojams prieigą prie „Atriis“ mobiliosios programėlės. Jie patys galės išsirinkti jiems patogiausius skrydžius ir viešbučius (neperžengdami įmonės nustatytų limitų). Tai drastiškai sumažina administracinę naštą, o darbuotojai jaučiasi labiau vertinami, nes patys kontroliuoja savo kelionės patogumą.
Daugiau apie tai skaitykite: Mobilioji programėlė komandiruotėms: kodėl ji būtina?
4. Automatizuokite buhalteriją ir ataskaitas
Augant kelionių skaičiui, auga ir buhalterijos darbo krūvis. Kiekvienas pamestas taksi čekis ar neaiški sąskaita iš užsienio viešbučio reiškia prarastą laiką ir galimai prarastą PVM atskaitą.
Nauda įmonei: BPC Travel standartizuoja visą finansinį procesą. Vietoj dešimčių skirtingų sąskaitų iš skirtingų tiekėjų, jūsų įmonė gauna vieną, aiškią, konsoliduotą sąskaitą faktūrą mėnesio pabaigoje. Be to, CFO ir vadovai realiu laiku mato ataskaitas: kiek išleista, kur keliaujama dažniausiai ir kur galima dar labiau optimizuoti biudžetą.
5. Užtikrinkite darbuotojų saugumą (Duty of Care)
Kai įmonėje keliauja dešimtys žmonių vienu metu, vadovybė privalo žinoti, kur jie yra. Kas nutiks, jei šalyje, kurioje vieši jūsų komanda, prasidės neramumai ar bus atšaukti visi skrydžiai?
Nauda įmonei: Standartizuotas procesas su BPC Travel reiškia, kad jūs visada turite „planą B“. Mūsų sistema leidžia realiu laiku matyti darbuotojų lokacijas, o krizės atveju jie turi 24/7 prieigą prie gyvo eksperto, kuris operatyviai išsprendžia problemas. Jums nereikia kurti atskiro krizių valdymo plano – jis jau integruotas į mūsų paslaugą.
Išvados
Verslo kelionių standartizavimas nėra tik didelių korporacijų privilegija. Tai būtinas žingsnis bet kuriai augančiai įmonei, norinčiai išlaikyti kontrolę, sumažinti išlaidas ir apsaugoti savo darbuotojus.
Perėję nuo chaotiško rankinio užsakymo prie išmanios BPC Travel „Atriis“ sistemos, jūs ne tik sutaupysite pinigų per unikalius B2B tarifus, bet ir atlaisvinsite šimtus valandų savo komandos laiko.
Esate pasiruošę standartizuoti savo įmonės keliones? Susisiekite su mumis užpildydami šią formą ir mes paruošime individualų perėjimo planą jūsų verslui.
Dažniausiai užduodami klausimai (DUK)
Kada įmonei reikia standartizuoti verslo keliones?
Rekomenduojama pradėti standartizaciją, kai įmonė pasiekia 30–50 darbuotojų ribą arba kai komandiruotės tampa reguliarios. Tai padeda išvengti išlaidų augimo ir chaoso buhalterijoje.
Kaip užtikrinti, kad darbuotojai laikytųsi kelionių politikos?
Geriausias būdas – skaitmenizuoti politiką naudojant kelionių valdymo platformą (pvz., „Atriis“). Sistema automatiškai blokuoja užsakymus, kurie viršija nustatytus limitus, todėl nereikia rankinio tikrinimo.
Kokie yra pagrindiniai kelionių standartizavimo privalumai?
Pagrindiniai privalumai:
- Iki 20% mažesnės išlaidos dėl B2B tarifų
- Sutaupytas administratorių ir buhalterių laikas
- Viena centralizuota sąskaita faktūra
- Užtikrintas darbuotojų saugumas (Duty of Care)
