Daugelyje 50+ darbuotojų turinčių įmonių verslo kelionių organizavimas ilgą laiką atrodo pakankamai paprastas procesas. Kažkas pateikia poreikį, kažkas suderina, kažkas rezervuoja. Iš pirmo žvilgsnio viskas veikia.
Tačiau augant komandai, didėjant kelionių skaičiui ir biudžetams, atsiranda klausimas: ar procesas vis dar veikia efektyviai, ar tiesiog „kažkaip vyksta“?
Būtent su tuo susidūrė ir viena mūsų aptariama įmonė.
Situacija prieš automatizavimą
Įmonėje dirbo apie 50 darbuotojų, iš kurių ~15 reguliariai vykdavo į komandiruotes: susitikimus, parodas, tiekėjų vizitus.
Kelionių organizavimas atrodė taip:
- darbuotojas siunčia užklausą el. paštu;
- administratorė arba finansai ieško variantų;
- vyksta derinimas;
- rezervacija atliekama;
- dokumentai siunčiami atskirai.
Atrodytų – standartinis modelis. Tačiau realybėje atsirado keli iššūkiai.
Kur slypėjo didžiausios problemos
Iš pradžių problemos neatrodė kritinės. Tačiau laikui bėgant jos pradėjo kartotis:
1. Delsimas sprendimuose
Kol vykdavo derinimas, kainos keisdavosi. Kartais per kelias valandas.
2. Per daug komunikacijos
Vienai kelionei – 5–10 laiškų grandinė.
3. Kontrolės trūkumas
Vadovai matydavo tik galutinę kainą, bet ne pasirinkimo logiką.
4. Skirtingi sprendimai
Skirtingi darbuotojai rinkdavosi pagal skirtingus kriterijus.
5. Administracinė našta
Administracija skirdavo daug laiko koordinavimui, vietoj kitų užduočių.
Ir čia atsirado esminis suvokimas: problema ne rezervacijoje. Problema procese.
| Procesas | Prieš | Po automatizavimo |
|---|---|---|
| Užsakymo laikas | Ilgas, per laiškus | 2x greitesnis |
| Kontrolė | Po fakto | Realiu laiku |
| Kainų pasirinkimas | Atsitiktinis | Optimizuotas |
| Administracija | Didelė apkrova | Minimalus įsitraukimas |
| Informacija | Išskaidyta | Vienoje sistemoje |
Koks sprendimas buvo pasirinktas
Įmonė nusprendė pereiti prie kelionių valdymo automatizavimo, naudojant BPC Travel kelionių valdymo sistemą.
Tikslas buvo ne „daryti greičiau“, o:
- sumažinti rankinį darbą;
- įvesti aiškią struktūrą;
- suteikti darbuotojams daugiau savarankiškumo;
- išlaikyti kontrolę vadovybei.
Kaip veikė kelionių valdymo automatizavimas praktikoje
Po įdiegimo procesas pasikeitė iš esmės.
1. Savarankiškas užsakymas sistemoje
Darbuotojai patys mato skrydžius, viešbučius ir kitus variantus vienoje vietoje.
2. Automatinis politikos taikymas
Sistema filtruoja pasirinkimus pagal įmonės taisykles.
3. Patvirtinimo srautai
Vadovai tvirtina sprendimus sistemoje – be el. laiškų.
4. Centralizuota informacija
Visi dokumentai, rezervacijos ir komunikacija vienoje vietoje.
5. Pagalba 24/7
Sudėtingose situacijose įsijungia BPC Travel ekspertai.
Tai reiškė, kad procesas tapo ne tik greitesnis, bet ir aiškiai valdomas.
Kokius rezultatus pasiekė įmonė
Po kelių mėnesių įmonė pastebėjo labai konkrečius pokyčius:
–30% mažiau laiko koordinavimui
Administracija nebeieško variantų ir nebevaldo laiškų.
–12% mažesni kelionių kaštai
Sprendimai priimami greičiau ir racionaliau.
2 kartus greitesnis užsakymo procesas
Nebėra tarpinės komunikacijos.
Aiški kontrolė vadovybei
Matoma ne tik kaina, bet ir pasirinkimo logika.
Mažiau klaidų ir streso
Ypač keičiant ar atšaukiant keliones.
Ir svarbiausia – procesas tapo prognozuojamas.
Ką gali pritaikyti Jūsų įmonė
Ši istorija nėra apie vieną konkrečią įmonę. Tai gana tipinė situacija, su kuria susiduria daug augančių organizacijų.
Jei Jūsų įmonėje:
- daugėja komandiruočių;
- sprendimai užtrunka;
- informacija išsibarsto;
- administracija perkrauta;
- vadovai neturi pilno matomumo;
labai tikėtina, kad problema nėra žmonėse ar tiekėjuose. Problema yra procese.
Ir čia verta savęs paklausti:
ar Jūs šiandien organizuojate keliones, ar iš tikrųjų jas valdote?
Pabaigai
Kelionių valdymo automatizavimas nėra tik technologinis sprendimas. Tai yra procesų pokytis.
Kai darbuotojai gali veikti greitai, sistema užtikrina taisykles, o ekspertai padeda tada, kai reikia – atsiranda balansas tarp greičio ir kontrolės.
Ir būtent šis balansas šiandien lemia, ar verslo kelionės tampa našta, ar konkurenciniu pranašumu.
